公文書を書く：機関による文書の根拠

物事の根底にある前提と基礎は、そのものに必要な要素です。

機関の行文もこのようで、その前提と基礎がなくてはいけなくて、さもなくば的外れな矢が現れて、果てしないなどの規範に合わない現象があります。

機関行文の前提は、その隷属関係である。

（一）隷属関係

隷属関係とは、本級機関がその組織システムにおける位置及び上級機関、下級機関との間の仕事関係を指します。つまり、通常、上級機関と下級機関との間の「ブロック」関係または上級業務主管部門（すなわち、「ブロック」という）です。

1.行文関係

従属関係は、行文の仕事において行文関係となります。

従属関係は行文関係を決定しますが、従属関係を持つ上、下機関間の行文関係を含むだけでなく、従属関係機関間の行文関係も含まれています。

行文関係は主に以下の四つの種類があります。

（1）同じ組織システムにおいて、上、下の機関の指導と被指導関係。

（2）同一組織システムにおいて、上級業務主管部門と下級業務主管部門との関係は、指導者と指導者の関係があり、業務指導関係が多い。

（3）同一組織システムにおいて、同級機関または同級部門間の平行関係。

(4)同一の組織システムでないいかなる機関または部門間の隷属関係。

2.行文の方向

各機関（部門を含む、以下の部門と比較しない者は同じ）は一定の行文関係によって異なる階層の機関に公文書を運行し、即ち一定の行文方向を構成する。

公文書の運行の方向は千変万化していますが、要約すると、行文の方向は以下の3つに分けられます。

（1）上り、つまり下級機関が上級機関に公文書を運行し、当該公文書は上り文、或いは下級公文書である。

（2）下級とは、上級機関が下級機関に公文書を運行し、当該公文書は下達文であり、又は上級文書である。

（3）平行とは、同じ組織システムにおいて同級機関間で公文書を運行するか、または非同一組織システムにおいて従属機関間で公文書を実行しないことである。

（二）職権範囲

職権とは、当該機関がその組織システムに負っている職能と持っている権力をいう。

職権は各級の機関が当機関の管理範囲内の公務に関する必要条件を処理するだけでなく、また関連公務に関する公文書を処理する根拠でもあります。

本庁の職権の範囲内では、文を書くべきであって、文を書かないと失職します。本庁の職権の範囲内ではなく、文を書いてはいけません。

両方とも間違いです。

各機関の職権範囲は千差万別ですが、要約すると、職権は以下の2つがあります。

1.当機関の職権

このような職権は一つの機関が法律の規定によって或いは法律の手続きによって確定する職責と持っている権力であり、その職責の仕事を完成していつも使う職権であるため、経常的な職権と呼ばれています。

2.上級機関の授権

授権は、上級機関がある仕事を行うために、またはある任務を遂行するために、条件があったり、制限があったりして、元所属の上級機関の一部の職権を一定の時間内に下級機関に授ける行為です。

このような職権は下級機関として臨時代行であるため、ある仕事が終わったり、ある任務が完成したりして、受け取った職権はもう存在しなくなり、臨時的な職権と呼ばれています。

公文書の処理過程において、各級

（1）そのオフィス（室）に文書を授権すること、すなわち党委員会機関、行政機関が本機関のオフィス（室）に授権すること。本庁の指導層の意見に基づき、本庁の各部門または下級機関に正式に文書を発行する。

（2）その部門に文書を授権すること、すなわち党委員会機関、行政機関が当機関の関連業務主管部門に授権すること。この機関の指導層の意見に基づき重要な業務問題について下級機関に正式に文書を作成し、下級機関の指示に答えることが多い。