どのように会議をスムーズに開催するか

会議に参加する人数によって、会議接待の準備作業の内容や会議接待の方式によって、会議の組織方法、礼儀要求が異なる。

まず会議の準備です。

会議の規模に応じて、接待仕様を決定する。

会議の通知と会議の日程を発行する。

会議の通知には、招集者の名前または組織、会社名、会議の時間、場所、会議のテーマ、会議参加者、会務費、持参すべき資料、連絡先などの内容を明記しなければならない。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。地方の会議参加者には、会議場所や宿泊ホテルに到着するロードマップも添付する。この路線図はよそ者が道を尋ねる多くのトラブルを回避した。

会議の日程は会議活動の会期内の毎日の具体的な手配であり、それは人々が会議の状況を知る重要な根拠である。その形式は文字でも表でもよい。会議の通知とともに発行できます。

会場選びは、会議に参加する人数や会議の内容に合わせて総合的に考えましょう。基準を達成することが望ましい：

第一：大きさはちょうどよい。会場が大きすぎて、人数が少なすぎて、空いている席が多すぎて、ゆったりしていて、参加者に不況を感じさせます;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。だから、イギリスのチャーチル首相は、大きすぎる部屋ではなく、ちょうどいい大きさの部屋がいいと言っていた。

第二：場所は合理的でなければならない。歴史が招集した会議は、1、2時間で解散し、会場を参加者が集中している場所にすることができる。1日を超える会議は、参加者が走り回らないように、できるだけ場所を参加者の住所に近いようにしなければならない。

第三：付属施設は完備しなければならない。会議関係者は会場の照明、換気、衛生、サービス、電話、拡声、録音などを必ずチェックしなければならない。前回の会議はここから開かれていたので、何の問題もなく、今回も同じようにうまくいくと軽々しく思ってはいけない。そうしないと、損失になる可能性があります。

第四：駐車場が必要です。現代社会が会議を招集して、草履と傘を持って会議に駆けつけた人はもう多くない。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。

会場の配置には会場の周りの装飾とざせきを設定します。

一般的に大型の会議では、会議の内容に応じて場内に横断幕が掲げられている。入り口に歓迎と祝賀のスローガンを掲示する。会場内に適切な気軽な盆栽、盆栽を置くことができます。会場をより荘厳にするために、議長台には国旗、党旗、または国章、エンブレムを掲げることができる。テーブルの上にカップや飲み物を置く必要がある場合は、きれいに拭き、きれいに並べ、統一しなければならない。

座席の配置と会議のスタイルと雰囲気、礼賓の順序を重んじるなら、主に以下のような配置方法がある：

　　①圆桌型。円形テーブルや楕円形テーブルを使用する場合。この配置により、参加者はリーダーと一緒にテーブルを囲んで座ることができ、不平等感を解消することができます。また、参加者は他の人の顔をはっきり見ることができるので、意見交換に有利です。この形式は1020人程度の会議に適している。席次の手配は来賓または上級指導者が企業指導者と対面して行うことに注意しなければならず、来賓の最高指導者は南向きまたは朝向きのドアの真ん中に座り、企業の最高指導者は上級指導者と向かい合って座るべきである。同級の対角線が向かい合って座る。

②口字型。長方形のテーブルを使用する場合。この形式は円卓型よりも多くの人数の会議に適している。

　　③教室型。これは最も多く採用されている形式であり、状況を伝え、指示することを目的とした会議に適しており、その場合は参加者の人数が多く、参加者間で議論や意見交換をする必要はありません。この形式の議長席は聴衆席と向かい合って座っている。議長席の席次は人員の職務、社会的地位によって配列されている。主席の席は1列目の真ん中の席を上とし、残りは左を下と右を上とする原則で順に並んでいる。

会議資料を準備する。

会議チームは会議の議題に関する必要な資料を用意しなければならない。これらの資料は整理した後、フォルダに入れて参加者に配布し、参加者の読書と発言の準備に便利である。

会議前の接待マナー。

会前検査

これは準備段階で考慮が行き届いていないか、実行されていない場所に対する救済です。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

早めに入る職場を接待する.。

接待担当者は、出席者が来る前に各自の持ち場に入り、仕事の状態に入るべきだ。一般的な接待の仕事は以下のいくつかの持ち場に分けられる。

①チェックイン。サイン台を設置し、1-2人のスタッフを配置し、接待レベルが高いことを要求する場合は、礼儀嬢を派遣して負担することができる。サイン台北には毛筆、万年筆、サイン帳がある。お客様に万年筆を渡すときは、カバーを脱いで、ペン先を自分に合わせて、ペンの両手を渡してください。毛筆の場合は、墨をつけてから渡すべきです。签到本应精致些，以便保存。資料を配布する必要があれば、丁寧に両手で渡してください。接待担当者は会議の主催者に会議の人数をよく報告しなければならない。

②引座。チェックイン後。会議の接待担当者は会議の出席者を丁寧に会場に案内しなければならない。重要な指導者にはまず休憩室を導入し、企業の指導者が直接付き添って、会議が始まる数分前に議長席に着席しなければならない。

③接待。参加者が座った後、接待員はお茶を渡したり、タオルや果物を渡したりして、参加者にさまざまな問題を解答し、さまざまな要求を満たして、できるだけ周到なサービスを提供します。

会議の進行中のサービスは、穏やかで、気前がよく、敏捷で、タイムリーでなければならない。

　　倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为期天茶水。誰が動作が軽やかで、迅速で、規範的であるか。カップカバーの内口はテーブルに触れることができず、北口に指があるため、カップカバーが衝突する音が発生することができない。一般的には左手で背蓋を開け、右手で水戸を食べ、熱いお湯を正確にカップに入れ、テーブルの上や参加者の体にお茶を見せることはできません。コップは参加者の机の上の右上に置いてある。もし操作が不注意で、間違いがあったら、黙ってできるだけ早く処理しなければならなくて、他の人を驚かすことができなくて、慌てて、走り回って、参加者の注意力を自分の身に引きつけて、さもなくば、これは極めて大きな仕事のミスです。

その他サービス会議作成した手順に従って行うには、冷場の局面にならないようにコンパクトにしなければならない。これには、各スタッフが厳戒態勢を整え、準備を整えることが求められています。例えば、会議は第1項を行います：全体は起立して、国歌を演奏します。这是音响应立即播放出国歌。また、大会が方法の栄誉証明書を発表する場合、組織員は迅速に受賞者を列に並べ、礼儀嬢は指導者を議長席から引き出し、また礼儀嬢は証明書を一つ一つ渡し、指導者から受賞者に授与しなければならない。会場での活動を整然とさせるためには、必要に応じて関係者を組織して模擬訓練を行い、会場に混乱が生じないようにしなければならない。

参加者に電話があったり、特に重要なことを伝えたい人がいたら、サービススタッフは彼のそばに行って、静かに伝えなければならない。議長席の指導者に通知する場合は、関係者が壇上を頻繁に歩いたり耳打ちをしたりして、参加者の注意力を分散させないように、メモで通知を伝えたほうがいい。

会議後のサービスの準備をする。会議が進行中であれば、会議後のサービスに備えなければならない。例えば、会議後に写真を撮るには、事前に場所や椅子などを配置し、カメラマンは撮影の準備をしなければならない。また、会議後の車も会議終了前に適切に手配しなければならない。

会議が終わったら、すべての接待担当者は分業して明確に後始末をしなければならない。

　　组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。懇親会、会食、見学、写真撮影など、これらの仕事は非常に煩雑で、指導者が統一的に指揮し、協調しなければならない。そして、この指導者は強い組織能力を持っていなければ適任できない。同時に、他の接待員は積極的に協力し、それぞれ責任を負い、自分で分担した仕事をしっかりと行い、活動計画の順調な実施を保証しなければならない。

送別は状況に応じて参加者の交通手段を手配し、楽しく、タイムリーに帰路につくようにする。

会議文書の整理①秘密保持の原則に基づいて、関連文書資料を回収する。②議事録を整理する。③ニュース記事。④マスターボリュームアーカイブ。⑤会議のまとめ