ビジネスコミュニケーション：普遍的な電話応対

公務活動の中で、通話交流の状況、情報交換、交渉問題、回答事項を使用するのは、最も一般的な仕事の手段である。通話には電話をかけることと電話に出ることが含まれている。使用にかかわらず普通電話やはり携帯電話、いずれも一定の礼儀作法を守らなければならない。

ビジネス上の付き合いの中で、普遍的な電話応対は、実際には通話者がいる職場、通話者本人のために印象的な電話のイメージを描いている。以下はYJBYS編集長が心を込めて整理した最新の電話マナーに関する知識で、皆さんの役に立つことを願っています！

通話は現代社会で最も一般的なコミュニケーション方法である。電話などの現代的な通信機器を使ってコミュニケーションを行うため、迅速で便利な特徴があります。対面で話しているわけではないのに、迅速に情報を得ることができます。タイムリーにコミュニケーションをとる。

「誰が電話できないの？」と疑問を投げかけるかもしれません。電話をかけるのは確かに最も一般的なコミュニケーション方法です。しかし、電話のかけ方を正しく把握するには、いくつかの問題に注意する必要があります。

時間選択。公務通話は一般的に執務時間内に行われなければならず、退勤後にかけてはならず、深夜、未明、昼休み、食事、公休時間にかけてはならない。特に緊急なことがない限り。国際長距離電話をかける場合は、時差に注意し、夢をかき乱さないようにしなければならない。通話時間を把握するには、5分を超えないようにするのが一般的ではありません。長時間通話する場合は、面談の方法を使ったほうがいい。通話しかできない場合は、相手の都合を尋ねなければならない。そうしないと、別の時間に連絡しなければならない。

表現が適切である。通話表現は一致しなければならないマナー規範化されていて、調子を上げてはいけない、言葉が四座を驚かす、口調は謙虚で礼儀正しく、情熱、温和、親切、自然である。言葉の速さが適当で、速すぎると聞き取りにくくなりますが、慌ただしく対処する感覚が生まれる、ゆっくりしていて、口調が落ち着いていて、人の反感を買いやすい。

振る舞いが適切である。電話をかけるには軽く持って、焦らないで、つながらない状況になるとイライラして、電話機を振ることもあります。電話がつながったら、ベルが6回鳴ってから、相手が出てこないと確信して電話機を切る。通話中は電話を抱えて歩き回ってはいけない。仰向けに座ったり、斜めになったり、机の上に横になったり、横になったりするのは適切ではありません。通話中も食べ物を食べたり、タバコを吸ったり、水を飲んだり、新聞や雑誌をめくったり、隣の人と雑談したりしないでください。

環境に注意する。電話をかけるには周囲の環境に注意しなければならない。携帯電話は騒がしい通りや公共の場所で通話しないでください。オフィスから電話をかけるには、話し声、笑い声、咳の音を避けなければならない。急用ができたら、まず通話環境を「整頓」して、静かになってから電話をかけることができます。

　　電話に出る次のマナーに注意してください。

タイムリーに受信する。電話のベルが鳴ったら、すぐに出て、ゆっくりとベルが鳴り続けないようにしてください。普通は完全なベルが鳴った後に電話に出ます。同時に電話が鳴り、まず出なければなりません。相手が別の電話に出てもいいかどうかを尋ね、同意を得てから別の電話に出ることができます。2つの電話に同時に出ないでください。

文明的応答。電話に出るには必ず答えなければならない。ベルが鳴ったので、受話器を持って相手に挨拶し、名乗ります。

「こんにちは！ここは×××（単位）です」または「こんにちは！私は××です」、あるいは相手に「こんにちは！どちらをお探しですか？」と尋ねます。もし探している人がいなければ、不在の理由を伝えたり、連絡方法を教えたりしたほうがいいでしょう。「あなたは誰ですか」、「誰を探していますか」、「何かありますか」などの言葉で質問するのは一般的ではありません。相手と通話するには、できるだけ質問ごとに必ず答えなければならないが、質問ではない答えはしないで、あれこれしゃべって、大いに世間話をする。相手の話の内容が終わったら、すぐに別れを告げ、「さようなら」と言います。

記録をしっかりとる。公務電話は通常、記録する必要があります。普段は通話記録の準備をして、電話記録帳や記録用紙、ペンは準備して、通話後に受話器を置かないで、紙ペンを探してください。よく聞こえないときは、相手に繰り返してもらうことができて、特にいくつかの重要な内容と時間、場所、数量などに対して、間違いを覚えないように確認したほうがいいです。

いくつかの特殊な電話の受信。間違い電話をかけてきた人には、大声で叱らず、謝罪を受け、「大丈夫」と言って電話を切る。厄介な電話に対して、「ノー」と言うことを学ばなければならない。なんとかして相手のしつこさを振り切って、婉曲で断固として相手の要求を拒絶する。「私が誰だか当ててみて」、「私が何をしているか知りたいですか」などの「なぞなぞ」電話には、「なぞなぞをさせないで」、“ 私は忙しい」、「まだ急用があるんだよ」といった言葉で対応しています。