コンピュータマナーはあなたのオフィスイメージを傷つけないでください

コンピュータは私たちの仕事の重要なツールであり、コンピュータマナーも人の素質と教養を体現しています。

1.会社のパソコンですが、大切にしなければなりません。普段はきれいに拭いて、使わないときは正常に電源を切って、置いて行かないでください。外付けプラグインの場合は、データの損失、コンピュータのクラッシュなどの障害を回避するために、正常に終了します。

2.公私混同して、USBメモリを持って、パソコンの資料を会社のパソコンにctrlしたり、会社のパソコンの資料をパソコンにctrlしたりする人もいます。このような現象は会社に発見され、断固として制止されます。

3.会社でインターネットを利用するには、自分が興味を持って自分のものを見るのではなく、仕事に関する内容や資料を探す必要があります。

4.たくさん会社従業員が会社のパソコンでゲームをしたり、チャットをしたりすることは許されませんが、上司がいない間に無断で遊んだり、会社のイントラネット「笑傲江湖」を使って、サイトから画像をダウンロードしたりする人がいます。これらは労働規律に違反しています。

5.電子メールは人々に便利さをもたらすと同時に、職場のマナーに関する新たな問題ももたらしている。電子メールは職業用の手紙の一種であり、職業用の手紙には厳粛でない内容はありません。

　　1)タイトル要約するには、意味がはっきりしない、むやみにロマンチックなタイトルを使用しないでください。例えば、「ヘイ！」や「しまって！」

メールの件名を追加することは、メールとレターの主な違いであり、件名欄にメール全体の内容を短い文字で要約することで、受信者はメールの軽重と緩急を考慮して、別々に処理するのに便利である。特に返信された手紙は、メールの件名を新たに追加、変更することは特に注意すべき点であり、相手が一目で保存しやすいように、○○社からのメールを書いたほうがいい。

2）電子メールの文体形式は書面による会話式のスタイルに似ているはずで、冒頭に挨拶が必要だが、挨拶の選択は比較的自由で、「こんにちは」、“hi”，あるいは簡単な呼び方だけで、「後でお話しします」、「楽しんでください」など、結末も自由にしてもいいです。何も書かずに自分の名前をつけることもできます。しかし、正式なメールを書いている場合は、正式な便箋と同じ文体を使います。最初に「尊敬する」または「先生/女性、こんにちは！」で終わるには祝福の言葉が必要で、「これ/敬礼！」というフォーマットを使用します。

3）内容は簡潔で要を得ており、返信と転送が必要な電子メールに対して、電子メールに書かれているすべての文字、すべての文に注意しなければならない。現在、法律では電子メールも法的証拠として適法であることが規定されているので、電子メールを送信する際は注意してください。会社に不利な場合は、見積もりなどを書かないでください。メールを送るときは慎重にしなければなりません。定期的にメールを見直し、ビジネスに与える影響を評価しなければなりません。

4）返事の内容は必ず整理しなければならない。転送する前に、オリジナルの要約（memoto）セクションのトピック、住所、日付など、重要ではないまたは重複しているコンテンツを削除します。

質問に答えるテクニックに注意してください。返送品が質問に答えるときは、関連する質問だけを返送品に写して、答えを添付したほうがいい。自動応答キーを使用しないでください。そうすると、来たもののすべての内容が返送品に含まれます。しかし、「はい」だけで返事をするのではなく、それはあまりにもぶっきらぼうで、読む人には頭がつかめない。

5）受取人を適切に呼び、信尾に署名する。電子メール自体はどこから、誰に宛てているのかを示しているが、メールには受信者と送信者の名前を明記することが必要な礼儀であり、手紙の冒頭に受信者の名前を敬称し、手紙の最後にも送信者の名前と通信先、電話を明記して、受信者が将来あなたと連絡しやすいようにしている。大手の会社ほど、自分のメールアドレスに自分の名前を書き、メールの末尾に個人署名欄を追加することに注意してください。

6）英字大文字の全文使用は禁物。このように書かれたメールは、差出人が正しい文法を使うのがおっくうであることを示唆するほど強気だ。結局、これは依然として文字のコミュニケーション方式であり、標準的な文書規範を守ることは職業礼儀である。