文書処理の知識

文書を受け取って手続きするのは公文書仕事を処理する一つの重要な内容は、オフィスの仕事の重要な構成部分でもあります。文書を受け取って手続きするとは、署名、登録する審査、準備、決裁する引き受け、催事、フィードバックなど。

（一）署名、登録は文書を受け取って処理する基礎仕事です。

厳格な手続きは正確で、規範的で、効率的に処理する基礎を保証することです。いかなる機関でも文書を受け取る仕事は、署名、登録、審査、手続き、承認、引き受け、フィードバックなどの手続きがあります。署名は文を受け取って办理の初めを処理するので、そのため、点検と分类の仕事をしっかりと行って、来件が当机関、当机関に交付するのかどうかに注意します。要求に合わない場合は速やかに返却し、公文書の厳粛さを体現しているだけでなく、科学的、規範的に文書を受け取り、処理の効率を高めることもできます。

署名した公文書は文書の秘密度、書類の性質、実際の仕事の必要性、書類の数量などによって登録します。文書の登録範囲には統一の限界がありません。しかし、上級機関の文書、下級機関の文書、重要な機密級の刊行物、資料、その他の機関の交渉問題と回答が必要な書類、上級機関は会議で印刷された会議書類などを登録しなければなりません。記入項目は、一般的に、受文番号（または順序番号）、受文日付、来文機関、文書タイトル（内容）、暗号級、文書番号、部数などを含む。登録方法は主に二つあります。（1）流水式登録法。受信した書類を時間順に種類別に順次登録し、同時に書類の手続きと転送手続きを簡単に同一の登録簿に記載することです。(2)分類式登録法。この単位で決められた書類の分類基準に基づいて分類して登録します。例えば、労働委員会文書、管理委員会文書、省、州、県の各部門の文書など。

文書を受け取って登録するのは文書処理の重要な根拠であり、秘書の常勤的な仕事でもあります。登録項目によって項目ごとに登録しなければなりません。項目を漏らしてはいけません。

（二）審査の仕事は文書を受け取って処理する肝心な点です。

審査の仕事をしっかりと行い、文書に来る機関の文書の誤りを正すのに役立つだけでなく、文書の関連処理方法を厳格にし、公文書の厳粛さと規範性を体現している。実際の仕事の中で、私達はよくこのような状況に遭遇します。ある下級からの文書は回答を求めてきたのですが、「指示を仰ぐ」の文種を「報告」と誤用したため、指示事項が適時に回答できなくなりました。「指示を仰ぐ」というのは上級機関の返答を要求しているので、「報告」は答えられないかもしれません。ある書類は関係部門と部門と協議し、署名していないため、効力を発揮する時間が遅くなり、甚だしきに至ってはお互いに矛盾した文書が現れました。そのため、審査を強化することはソースから文書を受け取って办理する重要な一環を保証するのです。

（三）引き受けは文を受け取って办理する重点です。

まず、文書の内容と意見を真剣に検討し、自分の主管業務範囲に属するかどうかを確認します。次に、文書処理の時間要求を確認してから、軽重緩急に従って実行します。引受部門は提出された公文書を受け取ったら速やかに処理し、遅延、転嫁してはいけない。緊急公文書は期限通りに処理しなければならない。本会社の職権範囲に属さない、または当組織が取り扱うべきでない場合は、遅滞なく提出した秘書部門に戻り、理由を説明しなければならない。公文書の手続き中、他の部門の職権に関わる事項があったら、主催部門は主導的に関連部門と協議しなければならない。もし相違があれば、主催部門の主要責任者が顔を出して協調しなければならない。第三に、本文の内容、要求と指導者の意見を詳しく検討した上で、真剣に処理します。自分の引受範囲内の文書であれば、リーダーの指示があれば、リーダーの意見に従って処理することができます。指導者の決裁を経ない公文書は、関連する方針、政策の精神、関連規定や慣例などに従って処理することができます。リーダーの意見の中で明確に一部の部門がリードして引き受けることを提出する場合、リード部門は先に処理意見を準備して、協商部門会に署名を要請して、それからリード部門が関係部門の意見をまとめて整理して、上司に報告して承認します。もし相違があるなら、指導者の裁決を報告し、或いは指導者の意見によって再度協議し、処理結果を得るべきです。担当者は処理意見を提出し、適時に、真剣に、慎重に、責任を持って、そして一定のレベルの指導者に審査同意してもらってから、送文機関或いは来文機関に返答することができます。説明が必要なのは、意見を処理したり、処理したりした結果は一定の機関や部門を代表しています。個人の名義で問題に答えてはいけません。

また、文書の処理速度を速めるために、機関の仕事効率を向上させるために、担当者に指示を出したり、関係部門に提出したりする公文書に対しては、事務室は催事を担当します。文書を受け取って办理する中で、周知性の公文書を除いて、引受部門は直ちに文を出す機関に結果をフィードバックします。